GỬI YÊU CẦU TƯ VẤN

LIÊN HỆ NHANH

Hotline

0983-089-715

Email hỗ trợ

hotro@smartworker.vn

Chia sẻ kiến thức

Quản lý công việc bảo trì, thi công, lắp đặt công trình thế nào để hiệu quả?

Đăng bởi 13 Tháng Hai, 2019
208 lượt đọc
Không có bình luận
Công ty điện tự động hóa Hữu Vụ và bước thay đổi ngoạn mục trong quản lý công việc cùng SmartWorker

Sự xuống cấp sớm của các công trình xây dựng chủ yếu là do không được thi công, lắp đặt và bảo trì hiệu quả. Song song với việc thi công lắp đặt là hệ thống bảo trì bảo dưỡng không thể tách rời trong hoạt động xây dựng. Vậy cần quản lý công trình thế nào để đạt kết quả tốt nhất ?

1.Giám sát nhân viên công trình

Tại các công trình, nhân viên là chìa khóa quyết định sự an toàn, sự bền vững của công trình đó. Kể cả khi nguyên vật liệu, sản phẩm của doanh nghiệp có tốt đến cỡ nào, mà nhân viên không hiểu rõ hoặc thực hiện không đảm bảo quy trình, tay nghề kém thái độ làm việc không tốt thì công trình đó chắc chắn sẽ không đảm bảo được chất lượng. Bởi vậy, vai trò của người giám sát rất quan trọng trong việc đánh giá khả năng làm việc và chất lượng làm việc của nhân viên. Việc đánh giá này phụ thuộc vào các yếu tố sau:

a. Thái độ làm việc làm việc. Thái độ làm việc của nhân viên làm việc tại công trình có ảnh hưởng lớn tới chất lượng và tiến độ của công việc bảo trì, thi công và lắp đặt công trình. Việc chấp hành đúng giờ giấc của nhân viên công trình sẽ đảm bảo được tiến độ của công trình đó. Giám sát chặt chẽ giờ giấc đi và đến của nhân viên sẽ giúp đánh giá được thái độ làm việc của nhân viên đó, dễ dàng tính lương sao cho khách quan và công bằng giữa các cá nhân trong đội nhóm.

Bên cạnh đó, thái độ làm việc tích cực, tự giác cũng là yếu tố quan trọng trong việc đánh giá chất lượng trong quá trình làm việc. Một nhân viên có tính tự giác và thái độ làm việc tích cực sẽ giúp đảm bảo tiến độ công việc, tạo nên môi trường làm việc tích cực trong đội nhóm và khiến nhà quản lý không vất vả trong việc giám sát.

b. Chất lượng tay nghề. Giám sát chất lượng nhân viên công trình, kịp thời phát hiện lỗi sai sẽ đảm bảo được chất lượng công trình, hạn chế tối đa sai sót và hạn chế các chi phí phát sinh không mong muốn trong quá trình lắp đặt, thi công và bảo trì. Từ đó đánh giá chất lượng của nhân viên làm của nhân viên công trình, một nhân viên tay nghề yếu kém sẽ không đảm bảo được chất lượng công việc, có thể gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp và mất nhiều thời gian giám sát của nhà quản lý. Để hạn chế những vấn đề không mong muốn, người quản lý cần đánh giá đúng chất lượng nhân viên bằng cách giám sát chặt chẽ hiệu quả làm việc của họ tránh những sai sót không đáng có để đưa ra quyết định sử dụng nhân sự đúng đắn nhất.   

c. Hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ .Các cá nhân trong đội nhóm muốn đạt hiệu quả cao nhất trong công việc nên có thái độ làm việc tốt, hợp tác giúp đỡ lẫn nhau cùng hoàn thành. Thông thường, công việc tại công trình sẽ phân cho từng đội nhóm, rất ít khi công việc giao cho từng cá nhân, vì vậy thái độ hợp tác rất quan trọng. Một nhà quản lý tốt sẽ tạo ra động lực và môi trường làm việc đoàn kết, hợp tác giữa các nhân viên, không gây chia rẽ, hiểu nhầm. Để làm được điều đó, người quản lý cần có sự công bằng giữa các thành viên, công bằng trong vấn đề giao việc, đánh giá năng lực và các chế độ cho nhân viên để tạo ra môi trường làm việc cạnh tranh lành mạnh và hợp tác để hoàn thành nhiệm vụ.

d. Bao quát, báo cáo công việc. Việc báo cáo và khắc phục các vấn đề xảy ra tại công trường kịp thời rất quan trọng trong việc lắp đặt, thi công, bảo trì công trình, nó có thể ngăn chặn và hạn chế các vấn đề thiệt hại đáng tiếc xảy ra. Để làm được điều này, người quản lý cần bao quát được tình hình triển khai công việc ngoài công trường của nhân viên, kịp thời tiếp nhận, phát hiện và hỗ trợ sửa chữa, khắc phục các vấn đề đó.  

2. Giám sát dự án công trình

 

 

Đối với một dự án công trình, việc giám sát chặt chẽ mang lại sự an toàn, bền vững cho công trình, tránh tối đa trường hợp sai sót nhầm lẫn gây hậu quả không đáng có. Để giám sát công trình hiệu quả, người giám sát cần chú ý các yếu tố sau:

a. Lập kế hoạch cho dự án. Việc lập kế hoạch cụ thể cho dự án trước khi triển khai là một công đoạn cực kì quan trọng. Một kế hoạch được thiết kế thông minh, cụ thể sẽ giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh, không tốn nhiều thời gian chi phí chỉ đạo, quản lý. Trong một dự án thi công, lắp đặt, bảo trì công trình, việc xây dựng kế hoạch chi tiết để nhân viên thực hiện sẽ giúp nhân viên nắm được rõ nhiệm vụ của mình cần hoàn thành trong từng mốc thời gian, không cần nhắc nhở và tránh thiếu sót ảnh hưởng đến toàn bộ công việc chung.

Kế hoạch thi công, lắp đặt, bảo trì công trình được xây dựng theo 3 bước sau:

  • Tiếp nhận yêu cầu, Ký hợp đồng thi công, lắp đặt, bảo trì, bảo dưỡng công trình.
  • Lên lịch bảo trì, thi công lắp đặt công trình theo trình tự, thời gian phù hợp với hoàn cảnh, điều kiện và yêu cầu của khách hàng.
  • Xây dựng đội thi công, lắp đặt, bảo trì sao cho phù hợp với công việc, tay nghề của họ.

b. Thực hiện và giám sát quá trình thực hiện. Sau khi Lập được một kế hoạch thông minh và hợp lý, để quá trình thực hiện được hoàn hảo nhất, người giám sát cũng cần bám sát quá trình thực hiện. Việc giám sát quá trình thực hiện được nhìn chung là giám sát các vấn đề sau:

  • Giám sát thời gian bắt đầu thực hiện công việc lắp đặt, thi công.
  • Giám sát lịch trình làm việc của đội nhóm có thực hiện như đúng kế hoạch hay không.
  • Giám sát quy trình thực hiện công việc thi công, lắp đặt, bảo trì
  • Xây dựng lịch trình bảo trì và giám sát thời gian, quy trình thực hiện bảo trì

c. Giám sát chất lượng thực hiện dự án. Xuyên suốt việc giám sát quá trình thực hiện đó là việc giám sát chất lượng thực hiện dự án. Việc giám sát này nhằm đảm bảo chất lượng của các công trình tránh sai sót gây hậu quả không mong muốn và có sự cam kết về chất lượng công trình như:

  • Đảm bảo công việc thi công, lắp đặt, bảo trì được thực hiện đúng quy trình nghiêm ngặt.
  • Đảm bảo việc thi công, lắp đặt bảo được thực hiện đúng giai đoạn, đảm bảo về thời gian, chất lượng.
  • Đảm bảo nguyên vật liệu, tài sản, sản phẩm đạt đúng chuẩn, không bị đánh tráo, ăn bớt.
  • Đảm bảo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được thực hiện đúng thời gian theo kế hoạch.
  • Đảm bảo chất lượng công trình và nhân viên công trình.

3. Thiết lập quy trình bảo trì, bảo dưỡng

 

Để đảm bảo tính lâu dài bền vững của công trình, sau khi hoàn thành cần xây dựng quy trình bảo trì, bảo dưỡng hợp lý. Để đảm bảo được sự bền vững của công trình, nhà quản lý cần quản lý tốt 4 yếu tố sau đây:

a. Quản lý thời gian lắp đặt công trình. Công trình được ký hợp đồng khi nào, khi nào nên triển khai kế hoạch lắp đặt và thi công là yếu tố đầu tiên để có thể xác định các việc cần làm tiếp theo đối với một công trình. Thời gian dành cho việc lắp đặt một công trình cũng cần được kiểm soát và có kế hoạch hợp lý. Ví dụ như một công trình lắp đặt thang máy gia đình được xác định trong khoảng 13- 15 ngày vậy nhà quản lý cần giám sát quy trình lắp đặt từng bộ phận của thang máy ( như lắp đặt cơ khí, lắp đặt đường điện, hoàn thiện cửa thang, thời gian vệ sinh, chạy thử và bàn giao) để thời gian lắp đặt không quá dài, tốn thời gian. Tránh tình trạng nhân viên đến công trình làm việc chểnh mảng, thời gian nghỉ lâu khiến tiến độ bị kéo dài gây bất tiện cho khách hàng.

b. Lên kế hoạch và theo dõi kế hoạch bảo trì. Để nắm được và bao quát toàn bộ công việc thi công, lắp đặt và bảo trì công trình, người quản lý cần lên một kế hoạch rõ ràng cho nhân viên. Để tiện giám sát, theo dõi các kế hoạch được đề ra, quản lý cần lập ra quy trình cụ thể như sau:

  • Kiểm tra chất lượng công trình sau khi hoàn thiện sao cho đảm bảo nghiêm ngặt các quy định về an toàn, chất lượng.
  • Xác định ngày tháng hoàn thiện, bàn giao thi công lắp đặt công trình đó.
  • Xác định, phân loại công trình đó là gì ( thang máy, công trình xây dựng, hệ thống điện,..)
  • Xác định các mốc thời gian cần bảo trì, bảo dưỡng phù hợp với mỗi loại công trình
  • Lên lịch bảo trì, bảo dưỡng cụ thể.
  • Theo dõi thời gian bảo trì, giao việc cho từng đội nhóm và theo dõi

c. Xây dựng đội ngũ bảo trì. Một đội ngũ bảo trì bảo dưỡng làm việc hiệu quả, có trách nhiệm cao sẽ đảm bảo được chất lượng công trình.  Ngoài việc là những người có chuyên môn, tay nghề cao, người quản lý cần nhìn ra những nhân viên có yếu tố sau :

  • Tự giác, thật thà trong công việc
  • Cẩn thận, tỉ mỉ trong mọi công đoạn
  • Hợp tác, phối hợp công việc tốt với các thành viên trong đội nhóm
  • Có trách nhiệm hoàn thành tốt các công việc đúng thời hạn
  • Bao quát được công việc của cả đội.

Sở hữu những nhân viên này, công việc sẽ đảm bảo được sự chuyên nghiệp, bền vững, đạt hiệu quả cao, người quản lý cũng không quá vất vả để giám sát chi tiết công việc. Tuy nhiên để sử dụng nhân sự một cách hiệu quả nhất, người quản lý cần nhìn ra điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên để giao những công việc phù hợp nhất.

4. Sử dụng phần mềm quản lý công việc công trình phù hợp

Với việc đầu tư một phần mềm quản lý chuyên dụng cho công trình, các bước quản lý thủ công dần dần không được trọng dụng nữa bởi sự rắc rối và vất vả mà nó đem lại. Một phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp lập các kế hoạch một cách thông minh, hiệu quả, giờ giấc làm việc và việc tính công cho nhân viên trở nên dễ dàng.

a. Giám sát giờ làm việc, ra vào của nhân viên công trình

Với tính năng giám sát giờ làm việc của nhân viên công trình, doanh nghiệp chỉ cần trang bị thêm thiết bị chấm công bằng vân tay, mỗi nhân viên ra vào công trình khi được yêu cầu quét vân tay, hệ thống sẽ tự động báo cáo vị trí, thời gian quét, nhân viên sẽ không thể tùy tiện đi sớm về muộn mà không bị phạt.

Tính năng này có ưu điểm phù hợp với mọi công trình, công trường lớn, nhỏ, kể cả những công trường có số lượng nhân viên lớn.  Nó tiện dụng vì có thể theo dõi qua thiết bị di động, đảm bảo điểm danh nhân viên đúng chuẩn, chính xác, tránh tình trạng nhân viên đến công trường rồi bỏ đi.

b. Lập kế hoạch dự án thi công công trình

 

Tính năng nổi bật của phần mềm này đó là có thể lập ra kế hoạch và theo dõi kế hoạch online lẫn offline. Với việc cài đặt ứng dụng lên điện thoại thông minh, người quản lý có thể giao việc và theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi. Các ưu điểm nổi bật của tính năng lập kế hoạch dự án thi công đó là:

  • Lập kế hoạch cho nhiều dự án một lúc.
  • Có thể phân công công việc cho nhiều dự án, nhân viên một lúc và linh hoạt thay đổi, sửa, hủy bỏ công việc khi cần.
  • Phân loại công việc theo nhiều cấp độ ( quan trọng, từng mốc thời gian, khẩn cấp,..)
  • Theo dõi tiến độ dự án theo trạng thái công việc hiển thị ( đang thực hiện, đã hoàn thành, quá hạn, tạm dừng, đã hủy)
  • Thêm việc, giao việc mới ngay trên điện thoại di động
  • Tạo môi trường cộng tác hiệu quả, nhắc việc, thảo luận dự án giữa các thành viên.

c. Giám sát công việc đội nhóm bảo trì công trình

Tất cả mọi người đều hiểu tầm quan trọng của công việc bảo trì, bảo dưỡng, nó giúp đảm bảo tính bền bỉ, vững chắc cho công trình đó và giảm thiểu những rủi ro khi không được kiểm tra định kỳ. Để đảm bảo các công trình được bảo dưỡng đúng các mốc thời gian, tránh quên quên nhớ nhớ, việc lập kế hoạch và giám sát việc bảo trì rất quan trọng và phần mềm quản lý chuyên dụng sẽ giúp công việc đạt hiệu quả tối ưu.

Ngoài việc lập kế hoạch cụ thể cho từng giai đoạn, phần mềm có thể tiếp nhận những yêu cầu khẩn cấp trong các trường hợp cần được kiểm tra gấp. Sau khi nhận yêu cầu, người quản lý có thể thực hiện thao tác giao việc ngay lập tức và đặt chế độ khẩn cấp. Nhân viên qua đó có thể thực hiện công việc một cách nhanh chóng. Quản lý cũng có thể đánh giá năng lực của từng thành viên một cách khách quan.

Ngoài ra, phần mềm có thể giao việc và giúp phối hợp công việc giữa các thành viên trong đội nhóm, nắm được công việc nhiệm vụ của mình để có sự hợp tác tốt nhất giúp công việc bảo trì đạt hiệu quả tối ưu

d. Giám sát hiệu quả công việc của nhân viên công trình. Khi mà các tính năng của phần mềm được sử dụng đúng theo nhu cầu của khách hàng, phần mềm sẽ phát huy được tối đa tác dụng trong việc quản lý công việc tại công trình. Theo đó, việc giám sát, đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên công trình cũng trở nên khách quan, chính xác hơn. Cụ thể là

  • Giám sát giờ đến- ra về của nhân viên công trình.
  • Giám sát việc chấm công.
  • Giám sát tiến độ thực hiện dự án của nhân viên công trình.
  • Giám sát công việc đội nhóm của nhóm bảo trì.
  • Giám sát hiệu quả thực hiện công việc.

Rất nhiều doanh nghiệp sau khi sử dụng phần mềm quản lý công việc công trình chuyên dụng đã cảm thấy đây là thứ không thể thiếu trong mỗi công trình. Các kế hoạch sau khi lập ra được hiển thị một cách gọn gàng, thông minh. Việc giám sát và giao việc trở nên linh hoạt có thể sử dụng ở bất cứ đâu chỉ với các thiết bị di động. Việc tính lương thưởng cho nhân viên được đánh giá trực quan, chính xác tránh tối đa khiếu nại, bất bình trong việc tính toán thưởng phạt.

Yêu cầu tư vấn

 

Trả lời

Website này sử dụng Akismet để hạn chế spam. Tìm hiểu bình luận của bạn được duyệt như thế nào.